إدارة الاجتماعات

في عشر نقاط.. فن إدارة الاجتماعات

إذا كنت سيدة أعمال أو كنت شخصاً مسؤولاً عن إدارة استثمار فإنك قد ترغبين من وقت لآخر بالاجتماع بالعاملين لديك أو تحت إدارتك، بل إنه من الضروري أن تجتمعي بهم من وقت لآخر وبشكل دوري ما لم تكن هناك حاجة لعقد اجتماع استثنائي لمناقشة موضوع ما طارئ، أو لنقل معلومة مهمة لهم لها تأثير على مسار العمل ونتائجه، وباعتبارك سيدة مسؤولة فإنه ستقع على عاتقك مسؤولية إدارة دفة الاجتماع وبالتالي فمن الواجب معرفتك لبعض أسس إدارة الاجتماعات البسيطة والتي تجعل هذا الاجتماع اجتماعاً مجدياً وخلال فترة أقل من تلك التي قد تستنفد فيما لو أنك لم تقومي بإعداد نفسك لهذا النوع من الإدارة. يقول عماد يونس، أستاذ إدارة الأعمال: إنك قد تحتاجين للتسلح ببعض الأمور والنقاط التي قد تبدو عند ذكرها بسيطة, ولكنها بالمجمل مهمة جداً ولها أكبر الأثر على سير الاجتماعات: قومي دوماً بالتحضير لاجتماعاتك، واعملي على الالتزام بما قمت بإعداده وتحضيره. من الواجب عليك قبل كل شيء وقبل أن تطلبي فريقك لأي اجتماع أن تقومي بالإعداد المسبق لهذا الاجتماع من خلال إعداد جدول الأعمال الخاص به، وجدول الأعمال هو ببساطة ورقة يتم تجهيزها قبل الاجتماع وفيها سرد للنقاط التي سيتم مناقشتها بالاجتماع بالترتيب حسب الأولوية أو الأهمية، وبالإمكان أيضاً أن يتم تحديد الوقت المتوقع لكل نقطة وذلك في محاولة لضبط الاجتماع وعدم خروجه عن وقته المحدد. قومي بتوزيع نسخ من هذا الجدول على الحاضرين قبل بداية الاجتماع وأوحي لهم بطريقة ما بضرورة الالتزام بما هو مذكور بجدول الأعمال, وهذا حتى تقللي من حجم الوقت المهدور في حال قام أي شخص بفتح موضوع ما للمناقشة. ابدئي اجتماعك بالترحيب بالحاضرين بطريقة دبلوماسية وعملية في نفس الوقت, واسردي على الفور النتائج المتوقع الخروج بها من هذا الاجتماع، وحاولي أن يكون كلامك مختصراً قدر الإمكان وشاملاً ومفهوماً لدى كل الحاضرين. عليك أن تتذكري دوماً أنك أنت من يجب عليه الإمساك بدفة الأمور في هذا الاجتماع، بحيث أنك من تقررين متى تبدأ النقاشات ومتى تنتهي, وما المواضيع التي يجب أن تناقش، وحاولي دوماً أن تجعلي الاجتماع يسير على الخطة المرسومة له، وإنهاء أي نقاشات جانبية أو غير ضرورية وخارجة عن جدول أعمال الاجتماع الذي تم وضعه مسبقاً. اجعلي المجتمعين يجدون حلولاً للأسئلة المطروحة, وحاولي أن تجعليهم يصغوا لبعضهم البعض ويستفيدوا من أفكار غيرهم، وأوحي لهم حتى لو لم يكن هذا صحيحاً بأنهم هم المسؤولون عن حل هذه المشاكل المطروحة, أو تنفيذ ما هو في جدول الأعمال، وذلك لإضافة نوع من الجدية على الاجتماعات، ولا تأخذي آراءهم باستخفاف حتى ولو كانت بسيطة أو غير موضوعية. تمتعي بمهارة الاستماع كما تتمتعين بمهارة الكلام، واحرصي على أن يشعر من يتحدث بأنك تصغين له، فلا تنشغلي بشيء آخر أثناء كلامه بل أشعريه بأنك تستمعين له وتهتمين بكلامه، فهذا يعتبر حافزاً أكبر للعمل ومشجعاً على الأفكار الجديدة والحلول المطلوبة. احرصي على الالتزام بسير جدول الأعمال، وحاولي عدم الانحراف عنه، وذكري الحاضرين به كلما تطلب الأمر ذلك، وأعطي الفرصة بالكلام لكل من يرغب في ذلك مع العمل بكل لباقة على محاولة عدم السماح له بالإطالة غير المجدية، وحاولي تلخيص فكرته بصوت مرتفع فور انتهائه من الكلام لتتأكدي من أنك والحاضرين قد وضعتم يدكم على ما يعنيه. في الاجتماعات الطويلة لابد من إعطائك فترات استراحة تصل لعشر دقائق كل 90 دقيقة، وكوني على يقين مطلق بأنّ الوقت الذي تعتقدين أنك توفرينه في حال عدم إعطائك للاستراحة سيضيع أضعافه بسبب الإرهاق وعدم التركيز، وبالتالي فإنّ إعطاءك للاستراحة هو نوع من توفير الوقت لا إضاعته، وبعد العودة منها لا مانع من إعطاء تلخيص سريع جداً وبدون تفاصيل لنتائج ما قبل الاستراحة, وللنقاط التي توقفتم عندها من أجلها. ابدئي العمل فور بداية الاجتماع، وقللي قدر الإمكان المحادثات الابتدائية التي تهدف بالعادة إلى كسر الجليد بين المجتمعين، ولا تعقدي أي اجتماع لا تجدينه ضرورياً، بل قومي بإلغاء هذا الاجتماع في حال كان مقرراً له من قبل أو أنه يعقد بشكل دوري حتى يشعر الجميع بأهمية هذه الاجتماعات وبأنها ليست اجتماعات دورية ليس منها جدوى أو فائدة ترجى. اعلمي وقبل كل شيء أنّ فن إدارة الاجتماع هو أهم ما في الاجتماع، وأنّ أي اجتماع ومهما كانت أهميته لن ينجح ويكون مجدياً ومفيداً دون إدارة جيدة